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Verfahrensdokumentation GoBD

Verfahrensdokumentation GoBD

Verfahrensdokumentation GoBDNachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der DV-gestützten Buchführung

Die Erstfassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) erschien am 14. November 2014 in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen und löste die betagten GDPdU und GoBS ab. Am 28. November 2019 wurden die GoBD neu gefasst. Sie gelten seit dem 01.01.2020 als Verwaltungsvorschrift für alle steuerpflichtigen Unternehmen (Institutionen). Durch die permanent steigende Komplexität der IT-Infrastruktur, welche für die Realisierung der Geschäftsprozesse einer Institution erforderlich ist, gestaltet sich die Erfüllung der zentralen Grundsätze der GoBD hinsichtlich der elektronischen Buchführung zunehmend schwieriger. Dabei stellt eine gut strukturierte, vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation eine wirksame Hilfe dar. Sie kann als Nachweis für die Umsetzung der gesetzlichen Regelungen und somit auch für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht durch die Geschäftsführung dienen.

Erfolgreiche ErstellungStep-by-Step zur Verfahrensdokumentation GoBD

Die Struktur und der Inhalt der Verfahrensdokumentation ist durch die GoBD im § 10.1 spezifiziert und somit vorgegeben. [GoBD, Rz.153] Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Unsere Leistungen:

Step 1. Erhebung der erforderlichen Sachverhalte
  • Um die erforderlichen Sachverhalte für die Verfahrensdokumentation vollständig und sachgerecht zu dokumentieren, empfehlen wir eine Strukturanalyse durchzuführen.
  • In der Strukturanalyse werden die Organisation, die Prozesslandschaft, die IT-Infrastruktur (u.a. Anwendungen, Schnittstellen, Server, Speichersysteme, Arbeitsplätze, Leitungen, Peripherie-Geräte) und Daten/Informationen systematisch erfasst.
  • Ein wesentlicher Teil der Assets ist an der Entstehung und Verarbeitung der steuerlich relevanten Daten beteiligt.
  • Die Ergebnisse der Strukturanalyse liefern wesentliche Inhalte für die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD.
Step 2. Allgemeine Beschreibung
  • Die allgemeine Beschreibung beinhaltet Informationen über den Kontext des Unternehmens.
  • Dazu gehören u.a.
    • eine Beschreibung der Unternehmensziele,
    • Unternehmensgröße,
    • Gesellschaftsform,
    • Standorte (national, international),
    • Produkte und Dienstleistungen,
    • sowie der Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens.
Step 3. Anwenderdokumentation
  • Das Ziel der Anwenderdokumentation ist die Beschreibung der rechnungslegungsrelevanten DV-gestützten Prozesse und Arbeitsanweisungen.
  • Sie soll den Nachweis für die Umsetzung des Grundsatzes der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, sowie der Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung liefern.
Step 4. Technische Systemdokumentation
  • Das Ziel der technischen Systemdokumentation ist die Beschreibung und Darstellung der Funktionsweise der eingesetzten Software- und Hardware-Komponenten, welche für einen ordnungsmäßigen Betrieb der rechnungslegungsrelevanten Prozesse sorgen.
  • Gemäß der GoBD-Nomenklatur sind das die Datenverarbeitungssysteme (Haupt-, Vor-, und Nebensysteme) inkl. der Softwareschnittstellen zwischen den genannten Systemen und Fremdsystemen (z.B. Banken).
Step 5. Betriebsdokumentation
  • Das Ziel der Betriebsdokumentation ist die Beschreibung aller Aktivitäten (IT-Prozesse), die für einen ordnungsmäßigen IT-Betrieb der rechnungslegungsrelevanten Unternehmensabläufe notwendig sind.
Step 6. Internes Kontrollsystem
  • Ein internes Kontrollsystem (IKS) bildet eine Reihe von organisatorischen und technischen Maßnahmen (Kontrollen) zur Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit von Geschäftsprozessen.
  • Das IKS verhindert bzw. minimiert mögliche Risiken und somit Verstöße gegen geltende Ordnungsvorschriften.
Step 7. Datensicherheit
  • Bei der Datensicherheit sollte die Informationssicherheit als Oberbegriff betrachtet werden. Das Ziel der Informationssicherheit ist ein angemessener Schutz von Informationen einer Organisation in Papier- und in Digital-Form/ digitaler Form.
  • Dabei geht es um den Schutz der drei Grundwerte: Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.
  • Mit einer Reihe von sorgfältig geplanten und umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen können die/eine unerlaubte Nutzung und ein möglicher Verlust der steuerlich relevanten Daten verhindert werden.
Step 8. Verfahrensdokumentation gemäß GoBD mit DocSetMinder®
  • Mit Hilfe der Compliance Management Software DocSetMinder® unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation gemäß GoBD.
Verfahrensdokumentation GoBD

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